Notre cabinet de recrutement ETUDE ET PROJET recherche pour l’un de ses partenaires, une belle PME, et bientôt un groupe de services installé partout en France avec différents sites, un(e) Assistant(e) de direction confirmé(e) – Office Manager (H/F) véhiculé(e) basé à Mérignac (33) en CDI pour une prise de poste dès la rentrée Septembre 2021.

Attention : Ce poste est également ouvert à un 80% si vous le souhaitez

Cette société est en pleine expansion et croissance ; elle prévoit de doubler ses objectifs et effectifs d’ici un an.
Spécialisés dans le service, vous pouvez être mobile ponctuellement sur les sites, et vous serez rattaché(e) au directeur général de la société pour l’assister au quotidien sur divers sujets confidentiels et très polyvalents.

Véritable interface avec les internes sur le siège mais aussi sur les sites en France,  et avec également les externes/partenaires exterieurs, vous travaillerez sur tous les sujets d’une PME en pleine croissance sur de multiples sujets et facettes (juridique, banque, administratif, suivi des projets d’achats, courriers, organisation évènement ou livraison sur site, commandes d’outils ou fournitures ponctuels, la communication d’infos interne…).
Cette société de services compte à ce jour près de 50 collaborateurs au global en France en permanents CDI (avec plusieurs sites en France dont cette antenne siège régional basée à Bordeaux Mérignac – secteur Aéroport).

Descriptif du poste :
Dès votre prise de fonction, vous êtes rattaché directement au directeur opérationnel et d’exploitation en lien direct avec le dirigeant. Vous suivez les sujets et projets importants de la société au quotidien en toute confidentialité.  Véritable support au quotidien et couteau suisse, vous avez le sens du service et du relationnel en interne.

Suite à un point hebdomadaire sur les priorités, vous l’assistez sur les urgences administratives avec le suivi de son agenda, ses déplacements et missions parallèles à venir en lien avec l’exploitation des sites ou du siège.

Vous l’aidez au quotidien à la bonne réalisation des projets en cours afin de vous assurer de la bonne coordination des opérations interne en cours avec des informations fiables et correctes.

Après cette première phase, vous serez aussi en contact fréquemment avec l’équipe terrain sur site et souvent à distance, pour les accompagner et répondre à leurs besoins s’ils ont des besoins ou demandes particulières, que vous remonterez en parallèle à votre directeur d’exploitation en point hebomadaire.

Cette création de poste se fera avec beaucoup d’organisation, de méthode, de rigueur et de savoir-faire en qualité d’assistante opérationnelle confirmée avec le recul nécessaire en termes de confidentialité et de discrétion.

Vos missions seront les suivantes : 
Vous êtes le lien central de la communication interne et externe sur le groupe et véritable bras droit de la direction et de son directeur opérationnel :

–   Organisation et archivage de l’ensemble des pièces en cours par dossier à traiter via l’outil interne de manière dématérialisé     
Méthodique vous mettez en place une organisation claire et précise pour chaque dossier à créer pour une création de site / acquisition, une vente, une analyse ou encore une demande particulière dans l’arborescence informatique.

–        Gestion de l’administratif important quotidien du directeur (courriers stratégiques à rédiger en toute autonomie, suivi des établissements en cours d’ouverture ou de suivi opérationnel, analyses à pointer, suivi des demandes et besoins administratifs des établissements ou en interne, commande de matériel ou fournitures ponctuelles, suivi ou gestion des litiges, contact avec des fournisseurs, et quotidiennement avec les banques de la société,…)

–         Echange avec les fonctions supports : le service comptable, juridique ou RH/paie si nécessaire pour traiter avec chaque responsable de pole, des sujets particuliers sur lesquels vous aurez peut-être besoin d’information ou d’aide pour le directeur

–         Suivi des commandes de matériel pour livraison ou pour acheminement logistique sur certains sites externe en demandes (exemple : nouveau TPE de carte bleu sur un établissement, PC, souris, fournitures…)

–         Support et Suivi administratif des véhicules de la société avec le responsable du service Juridique (pour pointer et valider la gestion logistique, la cession de carte grise, un rdv éventuel en préfecture si besoin, l’attribution d’une place de parking au siège…)

–         Archivages des documents légaux via le juriste par structure à organiser l’outil d’archivage informatique (Kbis, documents bancaires, préfecture, procuration, signatures…)

–         Création du contenu à préparer pour la mise en place de la newsletter interne du groupe à diffuser mensuellement aux équipes après échange avec le directeur

–         Interaction permanente avec le directeur et le Pdg pour le suivi des ouvertures,fermetures et/ou acquisitions impliquant tous les travaux que cela induit (suivi avec la banque, le notaire, les avocats, expert comptable,juriste…)
Vous serez un membre représentatif de la société au niveau externe pour rappel dans ce cadre de prise de contact

Autres missions annexes :
Vous interviendrez sur des taches annexes et variées en fonction des projets et des priorités.
Vous participerez à la rédaction des manuels et livrets d’accueil sur les sites au fur et à mesure des recrutements en cours avec la RH et le Juriste (comme les sujets du « on boarding » par exemple). Vous suivrez les intégrations sur site en lien avec les directeurs et la responsable RH de la société tout au long des ouvertures de sites et du développement du groupe.

Profil : 
De formation Bac +2/3 minimum avec une spécialisation en gestion et assistanat, vous justifiez de 8 à 15 ans minimum d’expérience sur un poste d’assistante de direction polyvalente ou Office Manager ou d’assistante d’exploitation polyvalente.

Véritable couteau suisse et multi-tâches, vous êtes passionné par la pluralité des missions changeantes au fil des semaines et aimez le contact que vous abordez avec différents services internes et interlocuteurs externes.

Au-delà d’assister votre N+1, vous êtes œuvrant(e) sur certaines tâches spécifiques qu’il vous délègue sur de nouveau projet au fur et à mesure de votre prise de fonction et évolution sur ce poste.

Doté d’une excellente qualité rédactionnelle et orthographique pour la préparation des courriers et dossiers sensibles, vous aimez rédiger et maitriser tout type de courriers.
Excellent communicant, vous interagissez avec toutes les personnes du groupe de tout horizons avec beaucoup de tact et de confidentialité.
Une expérience similaire dans le secteur du service (banque, assurance, tourisme,..) serait fortement appréciée.
Véritable personne de confiance, vous êtes flexible, mobile et disponible pour mener à bien les projets qui vous seront confiés avec ce dirigeant.

Vous êtes méthodique, autonome, rigoureux au travail et vous adaptez aux situations changeantes. Diplomate et orienté services, vous faites preuve d’un grand sens des responsabilités que l’on vous confiera et d’une grande confidentialité.

Vous souhaitez vous investir sur un projet de taille humaine en pleine expansion.
Type de contrat : CDI basé à Mérignac (33) – Secteur Alentours aéroport

Le Permis B est demandé sur cette fonction.

Déplacements ponctuels : régional 1 à 2 fois par mois si nécessaire et au maximum, et un seul par trimestre sur Lyon au siège si nécessaire. La mobilité à prévoir reste ponctuelle et exceptionnelle sur site à terme.

Horaires : 35h/semaine – 09h/17h ou 39h annualisées (période creuse l’été et plus légère) en statut agent de maîtrise ou cadre forfait jour

OU Mi-Temps en 80% possible avec une journée OFF possible en semaine si besoin

Rémunération : Selon profil, diplôme et expérience sur 12 mois, statut ADM

Avantages : Horaires flexibles, Mutuelle, cuisine sur place et indemnités kilométriques si déplacements et prise en charge des frais

Logiciels : Pack Office, internet et appétence pour les outils informatiques et en dématérialisation, Gaméo, Intranet et MoovApps
 

L’anglais serait un réel plus sur ce poste pour participer avec des éventuels contacts étrangers ponctuellement pour la direction mais reste optionnel.

Prise de Poste COURANT SEPTEMBRE / OCTOBRE 2021 en CDI

Référence de l’offre : EP408