Notre cabinet de recrutement ETUDE ET PROJET recherche pour l’un de ses partenaires, entreprise familiale de génie climatique basée à Bretigny sur Orge (91) un profil Assistante Administrative spécialisée en BTP (H/F).
Descriptif du poste :
En lien avec la Responsable administrative, vous interviendrez sur un spectre large de missions :
Administratif « Travaux »
– La gestion des pièces marchés administratives,
– L’accueil, le traitement et le suivi des demandes par téléphone, mail,
– La gestion administrative de la sous-traitance (demandes d’agréments, contrôle des exigences légales…)
– La gestion des PPSPS
– Les situations mensuelles et intermédiaires, les états d’avancement : validation et envoi aux architectes, suivi plus détaillé quand demandé,
– Facturation des travaux : édition et envoi des factures aux clients et vérification des situations et corrections pour transmission au service comptabilité
– Gestion des certificats de paiement
– Les PV de réception : validation des architectes
– L’assistance à la gestion des D.G.D. (Décompte Général Définitif) y compris vérification des situations et corrections pour transmission au service comptabilité
– Le suivi administratif : réponse aux demandes des clients, courriers divers
– La mise à jour de tableaux de suivi
– Vérification des dépôts de factures clients (privés et publics)
– Archivage des documents administratifs dans la G.E.D. Therefore
– Suivi de l’insertion
– Demande d’accès des sites
– Envoi plans d’exécution
Administratif « Exploitation »
– L’assistance et le soutien administratif
– Soutien pour l’accueil, le traitement et le suivi des demandes par téléphone, mail
– Constitution administrative des dossiers d’Appels d’Offres exploit travaux: candidature et offre, élaboration du mémoire technique
– Soutien pour la gestion des bons d’intervention et suivi, prise de rendez vous
– Facturation des contrats de maintenance
– Archivage des documents administratifs dans la G.E.D. Therefore
– Les situations mensuelles et intermédiaires, les états d’avancement : validation et envoi aux architectes, suivi plus détaillé quand demandé,
– La gestion administrative de la sous-traitance (demandes d’agréments, contrôle des exigences légales, ..)
– Demande des agréments
– Aide à l’élaboration des plans de prévention
– Suivi des révisions de marché
Autres tâches administratives, commerce
– Diverses tâches administratives plus sporadiques, relances clients, demande de cautions, etc …
– Préparation des payes, calcul des heures pour les ouvriers
– Participation aux réunions administratives
– Distribution des EPI
– Commande des fournitures informatiques (cartouches imprimantes + traceur + papier traceur)
– Veille et traitement de la boite mails appel d’offres en collaboration avec le responsable commercial, téléchargement appel d’offres
– Constitution administrative des dossiers d’Appels d’Offres : candidature et offre, élaboration du mémoire technique
– Suivi des questions / réponses sur les plateformes, transmission au responsable du dossier
– Mise à jour Tableau des études de prix et devis
Profil :
De formation Bac +2 validé avec une spécialisation en Assistanat (type BTS Assistant de Gestion ou Assistant de Manager), vous justifiez d’une expérience de 2 ans minimum sur un poste similaire dans le secteur du BTP.
Vous êtes autonome, rigoureux et organisé dans votre travail.
Doté d’un excellent relationnel, vous faites preuve d’un grand sens de la confidentialité et de discrétion, conformément à vos fonctions.
Type de contrat : CDI basé à Brétigny sur Orge, 91
Horaires : 38h/semaine
Rémunération : Selon profil, diplôme et expérience
Avantages : Mutuelle, remboursement navigo à 50%
Prise de poste dès que possible.
Référence de l’offre : EP721