Notre cabinet de recrutement ETUDE ET PROJET recherche pour l’un de ses partenaires, cabinet de conseil indépendant, Un(e) Office Manager avec anglais (H/F).
Le poste est basé à Paris 2ème à proximité du métro « Opéra » et le cabinet compte aujourd’hui 30 personnes.
Dans le cadre de leur fort développement, ce cabinet de conseil recherche un Office Manager pour rejoindre les équipes.
Descriptif du poste :
Rattaché aux deux associés et en binôme avec la secrétaire générale du cabinet, vos missions seront les suivantes :
SECRETARIAT DU CABINET
Accueil physique et téléphonique
Prise de rendez-vous et gestion des agendas (restaurants, et déplacements)
Préparation de rendez-vous de prospection (impression plaquettes) et prise de rendez-vous prospects
Réservation des salles de réunion en interne
Préparation des déjeuners mensuels pour les formations
Assistance à l’équipe pour la préparation des comités CCI
Suivi des feuilles de temps des collaborateurs (consolidation mois par mois)
Gestion des accès à la dropbox et création des nouveaux dossiers clients
Mise à jour des arborescences concernant les documents disponibles en interne (lettres de mission, conventions, logos…)
Assistance à la préparation des dossiers de demande d’agrément
ADMINISTRATIF
Suivi des fichiers salariaux internes (suivi des congés, RTT, arrêts maladie…)
Transmission des éléments variables au service paie, distribution des fiches de paie
Suivi des virements des salaires
Gestion quotidienne du courrier entrant et sortant
Collecte et élaboration des notes de frais
Gestion de l’ensemble des fournitures de bureau
Suivi du matériel informatique (SAV)
Diffusion des plannings à l’équipe
Archivage électronique
Gestion des campagnes d’envois de voeux annuelles (publipostage)
Actualisation des fichiers, des contacts
Gestion des commandes de cartes de visite
Convocation aux visites médicales
Gestion de la relation mutuelle / prévoyance
JURIDIQUE
Suivi de la formalisation et de la signature effective des documents contractuels
Suivi des obligations en qualité d’organisme de formation (reporting annuel et collecte des informations)
RELATION EXTERNE & PRESTATAIRES
Suivi et alimentation de l’outil CRM du cabinet
Organisation d’évenements externes clients
Gestion avec l’ensemble des prestataires du cabinet (téléphonie, ménage, informatique et site web)
Suivi des appels d’offres
Renégociation des contrats prestataires
RECRUTEMENT / RH
Diffusion des offres et gestion de la CVthèque
Prise de rendez-vous candidats
Constitution et mise à jour des dossiers RH de l’équipe
Organisation des séminaires internes
Suivi du calendrier des événements de place (AMF, commission des sanctions, associations professionnelles)
Inscription aux événements de place
Diffusion de la veille réglementaire auprès de l’équipe
Profil :
De formation Bac +2 type BTS Assistant de Manager, vous justifiez de 4 à 8 ans d’expérience sur un poste similaire.
Vous êtes autonome, rigoureux sur vos missions et doté d’un bon relationnel.
Réactif, vous faites preuve d’un grand sens des responsabilités que l’on vous confiera.
Dans le cadre du développement de ce cabinet à l’étranger, votre niveau d’anglais est opérationnel.
Type de contrat : CDI basé à Paris 2
Horaires : 39h annualisées
Rémunération : Selon profil, diplôme et expérience
Avantages : plan d’épargne, variable, formations, mutuelle, tickets restaurant…
Logiciels : bonne maîtrise du pack office demandée
Prise de poste dès que possible
Référence de l’offre : EP174