Notre cabinet de recrutement ETUDE ET PROJET recherche pour l’un de ses partenaires, family office d’environ 10 personnes basée à Paris 7eme à proximité du métro “Invalides” (lignes 8, 13 et RER C) un(e) Assistant(e) personnel(le) du directeur général | Executive Office Assistant.
Cette family office intervient sur de la gestion patrimoniale et de la gestion d’investissements en actions.
Descriptif du poste :
Rattaché au directeur général de la family office, vos missions seront les suivantes :
– Gestion de la relation avec les fournisseurs et prestataires (informatique, reprographie, téléphonie, fournitures de bureau, entretien des locaux, assurances…) – la partie contractuelle de ces relations est assurée par un juriste
– Préparation et classement des pièces comptables transmises pour saisie par le cabinet comptable externe
– Réception/Vérification des factures, préparation des paiements (virements, chèques) à la signature du DG, transmission à la banque et suivi d’exécution
– Suivi des soldes bancaires et de la relation administrative avec la banque.
– Gestion administrative des KYC et des obligations d’information périodiques aux banques, avec l’appui du juriste
– Gestion des feuilles de suivi du temps de travail, préparation mensuelle des éléments de paie et transmission aux comptables en charge de l’établissement des bulletins de salaire
– Contrôle des bulletins et préparation des virements
– Administration du personnel : suivi et planning des congés, conventions de stage des stagiaires, médecine du travail, …
(Les questions de droit du travail sont examinées par le juriste ou effectuées sous sa supervision)
– Formalités juridiques (en lien avec le juriste) : assemblées générales, tenue des registres sociaux, déclarations et formalités avec le greffe et enregistrement, convocations…
– Middle Office de l’activité d’investissement : Vérification de l’exécution des ordres de bourse à réception des confirmations et gestion des rectifications d’erreurs ; Edition quotidienne du portefeuille valorisé ; Suivi des appels de marges de collatéraux ; Vérification des positions optionnelles et de leur suivi dans le cadre des procédures EMIR…
Profil :
De formation Bac +2 minimum en Assistanat, vous justifiez d’une expérience de 10 ans minimum auprès de dirigeants / présidents d’entreprises, idéalement au sein d’une family office.
Vous êtes dynamique, rigoureux et autonome dans votre travail et doté d’un bon relationnel.
Réactif, vous faites preuve d’un grand sens de la confidentialité et d’un grand sens des responsabilités que l’on vous confiera.
Vous disposez d’un bon niveau en anglais : courant à l’écrit et à l’oral.
Une excellente maîtrise du pack office et notamment Excel (TCD) est demandée.
Type de contrat : CDI basé à Paris 7
Horaires : 39h/semaine en statut cadre
Rémunération : Selon profil, diplôme et expérience
Avantages : Mutuelle, remboursement navigo 50%, Plan d’épargne entreprise
Logiciels : Pack Office (Word, Excel, Powerpoint, Outlook) – excellente maîtrise demandée
Prise de poste dès que possible
Référence de l’offre : EP367