Notre cabinet de recrutement Etude et Projet recherche pour l’un de ses partenaires, groupe spécialisé dans l’investissement immobilier privé et les fonds d’investissement basé à Paris 16 à proximité du métro « Victor Hugo » ou « Kléber », un profil Assistant(e) de direction opérationnel(le) en CDI (H/F).

Comptant 25 salariés, le développement de cette belle PME repose sur plusieurs secteurs d’activités dans l’immobilier, bénéficiant d’expertise complémentaire comme de la promotion immobilière, l’asset management ou encore le property management.

Cette structure se prévaut de solides références clients avec un CA de plus de 20 M€ en 2020. Dans le cadre de leur développement, leur directeur général recherche une personne capable de travailler avec lui au quotidien sur le suivi opérationnel des dossiers en cours et leurs montages à 75% du temps. En effet, la direction recherche une personne qui lui sera rattachée pour suivre l’avancée des missions en cours, avec de nombreux interlocuteurs comme des banques, notaires, ou investisseurs.

Descriptif du poste :

Rattaché(e) au directeur général du groupe au quotidien, spécialisé sur les investissements du groupe, vos missions seront principalement tournées autour du suivi des dossiers opérationnels en cours (montage, suivi, financement/banque, acte notarié ou juridique, et administratifs relatifs aux dossiers courants).

Plus précisément, vos missions opérationnelles seront les suivantes :

-Accueil et prise en charge des visiteurs pour le directeur général pour certains petits déjeuners ou réunions sur le siège
-Gestion du courrier en réception et départ (traitement en réception, coursiers, saisie de notes ou rédaction de lettres ou courrier à frapper et à mettre en forme, rapports de réunion…)
-Notes de frais à tenir à jour chaque mois, et validation des factures en relation avec les services internes concernés
-Gestion de l’agenda du dirigeant et de sa boite email lors de ses déplacements pour suivre les avancées des dossiers en cours (montage, suivi, financement/banque, acte notarié ou juridique, et administratifs relatifs aux dossiers courants)
-Assurer l’interface entre les différents acteurs en interne comme en externe, assurer la coordination des informations en fonction du suivi des dossiers au quotidien
-Gestion des plannings de réservation de salles de réunions, agenda du dirigeant, et ses éventuels déplacements (réservation des billets, hôtels…) ponctuellement.
-Mise à jour et suivi de l’ensemble des documents et pièces pour chaque dossier immobilier en cours (ouverture et suivi de dossiers d’investissement immobilier, suivi des financements accordés, Data-Room, interface partenaires et relances pour pièce en attente…)
-Communication interne et externe avec différents interlocuteurs (clients, partenaires, conseils, prestataires, relations presse…) en fonction des dossiers traités
-Présentation des dossiers d’acquisition ou cession en Anglais / Français
-Suivi des tableaux de bords d’activités mensuellement sur le business

Profil :

De formation bac +2/3 minimum en Assistanat, vous justifiez de 6 à 10 ans d’expérience sur un poste similaire au sein d’un groupe international en environnement immobilier ou en cabinet d’avocats ou en cabinet de notaires, avec un niveau d’anglais courant à l’oral et à l’écrit.

Vous maîtrisez parfaitement les outils bureautiques (notamment la suite office : Excel, Outlook, Word, Powerpoint) et la bonne gestion d’une boite mail et d’un agenda électronique.

Au-delà d’un poste d’assistant(e) de direction auprès d’un Directeur général de PME en société immobilière, vous travaillez au quotidien sur l’opérationnel et le suivi des dossiers immobiliers et des investissements en cours.

Dans le cadre de la dimension internationale sur ce poste, vous disposez d’un niveau d’anglais courant. Vous aimez travailler dans un environnement exigeant. Vous êtes autonome et rigoureuse sur les taches que l’on vous confie et disposez d’un grand sens de la confidentialité.

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Type de contrat : CDI basé à Paris 16 Métro Victor Hugo

Statut Cadre avec Forfait jours de 218 jours avec 10 jours de RTT annuels

Horaires : 09H/18H du Lundi au Vendredi

Rémunération : Selon profil, diplôme et expérience

Avantages : Mutuelle, tickets restaurant, parking possible sur place, et 10% de primes/variables possibles en fin d’année

Logiciels : Suite Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint), et Outlook

Prise de poste dès que possible ; avant la fin 2021 idéalement.

Référence de l’offre : EP581