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Secrétaire général / Office Manager (H/F) – Paris 16

  • CDI
  • 75016

Notre cabinet de recrutement ETUDE ET PROJET recherche pour l’un de ses partenaires, cabinet d’avocats composé de 50 personnes basé à Paris 16 à proximité du métro « Charles de Gaulle Etoile » ou « Kléber » un profil Secrétaire général / Office Manager (H/F) en CDI.

Ce cabinet recherche un nouveau talent dans le cadre d’une création de poste rattaché à la direction avec en relation directe avec les équipes au quotidien.

Interface stratégique, vous êtes une personne de confiance, polyvalente, et force de proposition capable de gérer différentes priorités et urgences.

 

Descriptif du poste :

Véritable bras droit de la direction, vous interviendrez sur des missions variées :

Secrétariat du gérant
· Tenue de son agenda clients
· Frappe de mails et brèves analyses
· Suivi du temps passé clients à facturer

Facturation
· Participation à l’établissement de la facturation avec l’aide et le soutien de l’équipe en
place (factures, relances clients, saisies des frais et notes de frais)

Traitement administratif des dossiers clients
· Accompagnement en matière de réponses aux appels d’offres (dépôts, mises à jour
administratives des plateformes), propositions commerciales, conventions d’honoraires
· Etablissement des devis et suivis sous GESTISOFT (logiciel métier)
· Gestion de la base de données CRM du cabinet (ouverture dossier)

Formation
· Rédaction et suivi des conventions de formations auprès des clients (feuille
d’émargement, questionnaire de satisfaction)
· Rédaction des attestations de formations pour les clients
· Rédaction des attestations de formations en interne et déclarations sur le site de l‘ordre
des avocats
· Reporting pour l’établissement du bilan pédagogique et financier de formations

Ces missions ne sont pas exhaustives et pourront être enrichies selon votre appétence et compétences sur le poste.

 

Profil :

De formation Bac +2/3 minimum en Assistanat / Secrétariat, vous justifiez de 5 à 10 ans d’expérience sur un poste similaire en cabinet d’avocats.

Vous êtes force de proposition, savez gérer les priorités et êtes dotée d’un bon relationnel. Vous êtes et représentez le lien entre les collaborateurs de la structure et la direction.

Votre orthographe est irréprochable (qualités rédactionnelles) et vous avez une excellente maîtrise du Pack office.

 

Type de contrat : CDI basé à Paris 16

Horaires : 37h/semaine

Rémunération : Selon profil, diplôme et expérience

Langues : l’anglais professionnel serait un plus uniquement (certains clients anglophones pour information)

Avantages : Mutuelle, remboursement navigo à 50%, tickets restaurant 8€, 13ème mois, prime à la méritocratie acquise à partir d’un an d’ancienneté

Logiciels : Sage 100, Gestisoft (logiciel métier), MS Excel

Prise de poste dès que possible.

 

Référence de l’offre : EP52

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